Privacybeleid

Privacy by design - Privacy by default

Als organisatie verwerken we verschillende persoonsinformatie om te kunnen functioneren. Aangezien we het belangrijk vinden dat je begrijpt welke informatie we verzamelen kan je op deze pagina een overzicht vinden van de verschillende informatie die we verzamelen per doelgroep (werknemers, klanten, prospects, etc). Wij gaan altijd vertrouwelijk met je gegevens om en daarom hebben we stricte autorisatieschema's om te voorkomen dat informatie in de verkeerde handen valt. We hebben zowel technische als organisatorische maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig zijn en we leggen je graag uit welke dat zijn. 

Welke informatie verzamelt Scorpions?

We verzamelen persoonsgegevens van verschillende personen om te kunnen functioneren. Hieronder kan je een overzicht zien van de meestvoorkomende gegevens die we verzamelen per doelgroep. Incidenteel kunnen we afwijken als de situatie daarom vraagt, maar dat is uitzonderlijk. We beperken graag zoveel mogelijk de informatie die we hebben, wel zo veilig!

Als je ons tegenkomt op de werkvloer, dan kan het zijn dat we je persoonsgegevens opvragen voor onze opdrachtgever. Dit kan zijn voor bijvoorbeeld een pandverbod, registratie aanhouding, bezoekersregistratie of aanmelding evenement. In dat geval treden wij op als verwerker en vallen wij onder het privacy protocol van onze opdrachtgever. Als verwerker adviseren we onze relaties over het omgaan met persoonsgegevens en controleren we of we voldoen aan de wettelijke eisen. In onze algemene voorwaarden is een verwerkersovereenkomst opgenomen voor onze activiteiten. Je kan ons altijd vragen stellen over onze activiteiten en waar nodig sturen we je vraag door.

Kan ik me eigen gegevens controleren?

Jazeker, je hebt als persoon verschillende rechten, waaronder het recht om je gegevens in te zien, te bewerken en te verwijderen. Je kan bij ons altijd makkelijk je eigen gegevens inzien, bewerken en verwijderen zodat je volledig in controle bent! 

Gegevens inzien

Alle gegevens die Scorpions opslaat kan je online inzien via Mijn Scorpions. Wij werken met een centrale database, zodat je alles op één plek kan vinden. Wel zo gemakkelijk!

Als je geen account hebt voor mijn Scorpions, dan kan je deze aanvragen via onderstaand formulier of je kan via het contactformulier een uitdraai van je persoonsgegevens opvragen.

Gegevens bewerken

Via je account op Mijn Scorpions kan je zelf je gegevens bewerken onder Mijn Gegevens. Mocht je vastlopen, dan kan je ons altijd contacteren.

Mocht je op een andere wijze je gegevens willen wijzigen, bijvoorbeeld na het opvragen van een uitdraai, dan kan je ons ook bellen of e-mailen. 

Gegevens verwijderen

Als je bepaalde informatie van jezelf wilt verwijderen dan kan je dit doen via gegevens bewerken. Als je wenst dat wij alle gegevens van je verwijderen, dan je via het contactformulier een verzoek indienen. 

Een complete verwijdering moeten we altijd eerst toetsen, omdat we soms wettelijk verplicht zijn om gegevens te bewaren. We laten dit altijd aan je weten!


Welke informatie deelt Scorpions?

Soms zijn we verplicht om informatie te delen met partners (overheid, evenementenorganisatie, relaties), maar dat doen we alleen als het strikt noodzakelijk is. Bij punt 1 "Welke informatie verzamelt Scorpions?" kan je zien welke informatie we delen per doelgroep.

Wij mogen ook persoonsgegevens met derden delen indien dit:

  • redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om te voldoen aan verplichtingen uit de wet en / of regelgeving;
  • nodig is om te voldoen aan wettelijke verzoeken van autoriteiten;
  • nodig is om op eventuele aanspraken te reageren;
  • nodig is om de rechten, eigendom of veiligheid van ons, onze gebruikers, onze medewerkers of het publiek te beschermen;
  • nodig is om onszelf of onze gebruikers te beschermen tegen frauduleus, beledigend, ongepast of onwettig gebruik van de Dienst.

Wij zullen je onmiddellijk op de hoogte stellen van verzoeken die wij ontvangen van een overheidsinstantie en die gaan over uw persoonsgegevens, tenzij wij dit niet mogen op grond van de wet.

Wij kunnen ook persoonsgegevens delen met anderen als je ons daarvoor toestemming geeft. We kunnen bijvoorbeeld werken met andere partijen om specifieke diensten of aanbiedingen rechtstreeks aan je aan te bieden. Als je jezelf inschrijft voor deze diensten van derde partijen of marketingaanbiedingen, dan kunnen wij je naam of contactgegevens verstrekken als die nodig zijn om die dienst te verlenen of contact met je op te nemen.


Delen met verwerkers

Wij kunnen derden, zoals hostingproviders, inschakelen om ons bij te staan bij het verlenen van de Dienst. Die derden kunnen, in het kader van hun rol bij het leveren van de Dienst, je persoonsgegevens verwerken. In dit opzicht wordt een dergelijke derde hierna aangeduid als 'Verwerker'.

In sommige gevallen kan de Verwerker je persoonsgegevens namens ons verzamelen. Wij informeren Verwerkers dat zij persoonsgegevens die zij van ons verkrijgen alleen mogen gebruiken om het verlenen van de Dienst mogelijk te maken.

Wij zijn niet verantwoordelijk voor eventuele aanvullende informatie die je zelf rechtstreeks aan Verwerkers verstrekt of voor de verstrekking van gegevens welke je op eigen initiatief uitwisselt door koppelingen te leggen tussen Verwerkers en andere partijen. Het is verstandig om jezlef goed te informeren over de Verwerker en zijn bedrijf, voordat je persoonsgegevens verstrekt.

Welke maatregelen heeft Scorpions genomen?

Om ervoor te zorgen dat je informatie altijd veilig blijft hebben we verschillende maatregelen genomen.

Bescherming van persoonsgegevens


Wij zullen ervoor zorgen dat we passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen nemen voor de verwerking van persoonsgegevens. Scorpions heeft daarom een intern beveiligingsbeleid en privacybeleid opgesteld en daarbij afgestemd op de privacy wetgeving. Dit beleid wordt geëffectueerd in overeenkomsten, gedragsregels en (beveiligings)maatregelen. Wij volgen algemeen geaccepteerde standaarden ter bescherming van persoonsgegevens, zowel tijdens de overdracht daarvan en zodra we de persoonsgegevens hebben ontvangen.

Wij beperken, waar redelijkerwijs mogelijk, de interne toegang tot persoonsgegevens tot werknemers die de informatie nodig hebben om hun taken uit te voeren. Onbevoegde toegang tot of het onbevoegd gebruik van persoonsgegevens door een werknemer is verboden en vormt redenen voor disciplinaire maatregelen. Onze medewerkers zijn gebonden aan een vertrouwelijkheidsclausule.Wij willen je er wel graag op wijzen dat absolute veiligheid voor het verzenden van persoonsgegevens via het internet of het opslaan van persoonsgegevens niet altijd gegarandeerd kan worden.

 We hebben fysieke, elektronische en managementprocedures ingevoerd die zijn ontworpen om onbevoegde toegang, verlies of misbruik van persoonsgegevens zoveel mogelijk te voorkomen. Onze informatie management systemen zijn, waar redelijkerwijs mogelijk, zodanig geconfigureerd dat werknemers die niet bevoegd zijn tot het raadplegen van bepaalde informatie of persoonsgegevens, in beginsel geen toegang hebben tot die informatie.

Je moet er rekening mee houden dat onze Verwerkers verantwoordelijk zijn voor het verwerken, beheren of opslaan van (een deel van) de persoonsgegevens die we ontvangen. In de verwerkersovereenkomst die wij met deze Verwerkers hebben gesloten, hebben wij de Verwerkers verplicht om je persoonsgegevens te beveiligen.

Bewaren van persoonsgegevens


Scorpions bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt. Tenzij wij op grond van wet en / of regelgeving verplicht zijn om uw persoonsgegevens gedurende een bepaalde termijn te bewaren of tenzij in deze privacyverklaring anders staat aangegeven, is het uitgangspunt dat uw persoonsgegevens worden bewaard conform de fiscale bewaarplicht van minimaal 7 jaar.


Organisatie

We vragen onszelf continue af: "Hebben we deze informatie nodig om te kunnen functioneren?". Als dat niet het geval is, dan verwijderen we de informatie, want wat we niet hebben, kunnen we ook niet lekken. Met het oog op privacy controleren we zo onze systemen en kijken naar het volgende:

  • Oude projectinformatie wordt verwijderd na uitvoering.
  • Oude emails zonder relevantie worden verwijderd.
  • Oude gegevens van sollicitanten, werknemers, klanten, leveranciers en andere derden worden verwijderd na verbreken overeenkomsten.


Recherche werkzaamheden

We voeren ook recherche werkzaamheden uit en daarmee verzamelen we soms extra gevoelige informatie. Om ervoor te zorgen dat deze informatie veilig blijft werken we met selectief team die toegang heeft tot aparte digitale mappen en fysieke ruimtes met kluizen. Informatie van recherche onderzoeken wordt na afronding vernietigd via een papiervernietiger en digitale bestanden worden verwijderd op veilige basis (overschreven).