Zo werkt de planning

Om capaciteitsproblemen door ziekte of afwezigheid te voorkomen, werkt onze planning met een jaarlijkse capaciteitsplanning. Hierbij wordt gekeken naar de in te plannen uren en de beschikbare contracturen. Op basis hiervan maken we keuzes in de vakantieplanning en capaciteitsbeheer. Deze jaarplanning werken we verder uit in het rooster. Het conceptrooster maken we in concept twaalf weken vooruit, zodat we zien of en waar capaciteitsproblemen optreden. De planning schakelt met de teamleider om eventueel nieuwe collega’s in te werken als dit nodig blijkt te zijn. In overeenstemming met de cao publiceren wij ons definitieve rooster vier weken vooruit.  

Het conceptrooster wordt gebouwd met de volgende uitgangspunten:

• Er dienen – naast het vaste team – extra medewerkers per locatie volledig ingewerkt te zijn als back-up. Dit houdt in dat ze de complete on-the-job training (OJT) inclusief examens gevolgd hebben. Om deze examens geldig te houden, plannen wij medewerkers minimaal één keer per vier weken op de locatie in om de kennis te behouden.
• Medewerkers worden ingepland op twee tot drie locaties, zodat een locatie niet afhankelijk is van één of twee fulltimers. Door medewerkers op meerdere locaties in te werken, kunnen ze makkelijker wisselen van locatie bij ziekte/verlof.
• Wij plannen medewerkers iets onder contracturen in. Daarnaast ontvangen zij één of meerdere tijdvakken, die om te zetten zijn naar een dienst in geval van opschaling, ziekte of verlof.

Drukke periodes

Wij hebben regels voor drukke (vakantie)periodes. Dit zijn de kerstperiode en zomervakantie. Werknemers dienen vier tot zes maanden van tevoren een keuze te maken voor de dagen of weken die ze vrij willen zijn. Onze planning kijkt dan welke verzoeken ingewilligd kunnen worden en welke werknemers mogelijk moeten schuiven. Op basis van een puntensysteem maken we een eerlijke verdeling in de roosters.

We anticiperen op mogelijke uitbreidingen van de dienstverlening door tijdig opdrachtgevers te contacteren of extra inzet nodig is rondom speciale dagen. Denk hierbij aan aangepaste openingstijden rondom carnaval, kerst, grote evenementen of vakantieperiodes.

• We beschikken over een Service & Care Center, dat 24/7 de telefoon opneemt en meldingen verwerkt.
• Om te garanderen dat we altijd kunnen ondersteunen, hebben we standaard medewerkers op consignatiedienst. Zij zijn oproepbaar voor calamiteiten en spoeddiensten.
• Onze mobiele surveillance kan aanvullend op de consignatiedienst ook naar locatie gaan voor ondersteuning.
• Inchecken: werknemers checken bij start dienst in onze portal Mijn Scorpions in. Als dit niet gebeurt, ontvangen de planning, teamleider en projectmanager een bericht en nemen meteen contact op met de werknemer.

Net als andere branches hebben we binnen de beveiligingsbranche te maken met een arbeidskrapte. Bij hoofdstuk één hebben we aangegeven hoe onze planning zorgt voor het borgen van de dienstverlening door te werken met een capaciteitsplanning. Deze capaciteitsplanning geeft ons goed inzicht in de te plannen uren en inzetbare uren. Hierbij letten we op de volgende zaken:

Inzetbare uren

De planning kijkt voor het plannen niet naar contracturen, maar naar inzetbare uren. Inzetbare uren zijn de uren die een werknemer effectief ingezet kan worden op een locatie (naast zijn verlof, verzuim, OR en trainingsuren). Gemiddeld gaan we uit van een inzetbaarheid van 75% van de contracturen. Per kwartaal analyseren we het gemiddeld verzuim om onze capaciteitsanalyse te verbeteren. Door al rekening te houden met verzuim en verlof in de analyse zorgen we voor een ruimere bezetting en breder team.

Stabiel personeelsbestand

Binnen Scorpions hebben we ruime mogelijkheden tot het aanbieden van langdurige dienstverbanden. Scorpions is partner van langdurige relaties, die stabiliteit en continuïteit verwachten. Binnen ons personeelsbestand (80 fte) is 75% voor onbepaalde tijd in dienst. Zo zorgen we voor een stabiele basis in ons personeelsbestand.

Tijdige verlofaanvragen

We helpen werknemers met het onthouden van belangrijke momenten door herinneringen te sturen rondom verjaardagen & jubilea, zodat ze tijdig vrij kunnen vragen.

• Alle certificeringen houden we bij in Mijn Scorpions en in ons planningssysteem. Daarmee borgen we dat de planning alleen werknemers inplant, die voldoen aan alle eisen.
• Beveiligers zijn verplicht om jaarlijks BHV en ploegleider BHV te herhalen, daarnaast krijgen ze iedere 180 dagen een online herhalingstoets om te verifiëren dat ze nog op de hoogte zijn van de laatste BHV-protocollen.

Het is voor ons essentieel dat de betrouwbaarheid en integriteit van de beveiligers onberispt is. Als er twijfel ontstaat, halen wij een beveiliger direct van de locatie. Dit kan gebeuren naar aanleiding van:

• De integriteit of betrouwbaarheid van de beveiliger wordt in twijfel genomen door een incident of gebeurtenis.
• Er wordt getwijfeld of de beveiliger door zijn methodiek van handelen de integriteit en/of veiligheid van de locatie kan borgen.

We werken met een eigen portaal, genaamd Mijn Scorpions, waarin alle dienstinformatie opgeslagen is voor het team. Het portaal bevat werkinstructies, roosters, memo’s, taken, certificeringen en rapportages. Belangrijke onderdelen hierin zijn:

• Alle werknemers, die werkzaam zijn op een locatie, krijgen automatisch updates als er nieuwe instructies of memo’s actief worden. Deze moeten verplicht ondertekend worden, zodat we zeker weten dat iedere beveiliger werkt volgens de laatste richtlijnen en protocollen.
• Aan het begin van de dienst lezen de beveiligers eerst de dagrapportage van de vorige dag.
• Personen met een pandverbod of waar nog een ordegesprek mee gevoerd moet worden, staan in een actieve memo. Zo is meteen inzichtelijk waar de beveiliger op moet letten.
• Verplichte taken worden automatisch aangemaakt in Mijn Scorpions.
• Op basis van risico’s, mogelijke escalaties (burger die dreigt) en facilitaire bijzonderheden stellen we memo’s op voor die dag. Zo zijn de beveiligers op de hoogte van alle relevante activiteiten en actualiteiten.
• Werknemers kunnen via Mijn Scorpions feedback geven aan de teamleider hoe we processen/werkinstructies kunnen verbeteren. De teamleider kan direct reageren en nieuwe acties implementeren. Aanvullend neemt hij de feedback mee naar een werkoverleg met het team of naar de maandevaluatie met de klant.
• Ieder kwartaal is er een werkoverleg op de locatie, waar we het afgelopen kwartaal bespreken.